Version du 14 juillet 2011 à 10:12

Comité de suivi des thèses

Chaque doctorat est suivi par un comité de suivi de doctorat. Le directeur de thèse a la charge d’organiser les réunions annuelles du comité.

1. Objectif de ce dispositif
Ce dispositif renforce le suivi des doctorants de l'école doctorale. Le comité de suivi de thèse doit donner des avis sur l’avancement et la qualité du travail du doctorant. Il doit être attentif à la motivation du doctorant et vérifier que la quantité de travail fourni permettra de réaliser dans le temps imparti une thèse de qualité. Il s'assure que la relation directeur de thèse - doctorant permettra d'accéder au meilleur niveau scientifique. Il doit prévenir au plus tôt l’école doctorale des difficultés rencontrées. Le comité participe à l’élaboration du plan de formation du doctorant.

Les directeurs de thèse sont en charge de constituer ce comité et de le réunir au moins 1 fois par an. Certaines équipes de recherche en ont déjà la pratique et presque la moitié des doctorats de l'ED sont déjà suivis par un comité.

Le bilan des comités de thèse sera désormais indispensable à la réinscription et par conséquent à la poursuite des contrats de doctorants.

A nous, Directeurs de thèse, de faire de ces comités de suivi de thèse un dispositif scientifiquement pertinent et dynamique et de ne pas en faire une couche administrative supplémentaire. Nous comptons sur votre imagination et dans le partage des bonnes pratiques. 'Votre retour sur le dispositif au bout d'un an sera très utile Il est possible/utile d'utiliser poster et présentation orales du congrès des doctorants, de l'EGU, de l'AGU, etc...comme base de discussion. Merci de lire aussi le point N°6 pour éviter de doubler inutilement les comités de thèses.

2. Composition du comité.
- Le ou les directeur(s) de thèse,
- Au moins deux enseignants chercheurs ou chercheurs (dont un HDR au moins) ayant une expérience de l’encadrement de thèses. L’un d’entre eux au moins doit être extérieur à l’équipe du doctorant. Pour des raisons financières, on préférera un chercheur ou enseignant chercheur parisien.
On désignera parmi les enseignants chercheur un Responsable du Comité de Suivi, celui-ci ne pourra pas être le directeur de thèse. Si besoin, un membre du conseil de l’école doctorale pourra participer aux réunions annuelles. Il sera de la responsabilité du directeur de thèse de trouver les membres de ce comité et d'organiser les réunions.
La liste des membres du comité de thèse est transmise à l’école doctorale au cours des trois premiers mois de thèse (soit le plus souvent au plus tard en janvier de la première année).

3. Organisation et Calendrier.
Lors de chaque réunion, des entretiens individuels avec le doctorant et le directeur de thèse seront organisés par au moins un des membres du comité. Le comité de thèse en tiendra compte lors de la transmission de ces conseils au doctorant et au directeur de thèse. Les compte-rendus des comités de thèse sont désormais indispensables à la réinscription.
3.1. Réunions annuelles

• 3.1.1 Première année de thèse (6 mois de thèse)
  

Entre fin mars et mai. Présentation orale du poster réalisé pour le congrès des doctorants devant le comité de thèse. L’évaluation portera notamment sur la définition du sujet telle qu’elle est comprise par le doctorant, sur la compréhension et la maîtrise des méthodes (d’analyse ou numérique). Le comité rédigera un rapport succinct qui sera transmis au doctorant et au directeur de thèse. Le comité décidera de la date de la prochaine réunion (septembre ou mars de l'année suivante) en fonction de l'état d'avancement constaté lors de la réunion.

• 3.1.2 Deuxième année de thèse : 1 à 2 réunions (12 mois ou 18 mois de thèse)
  

Septembre-octobre et/ou mars-avril. Présentation orale des travaux effectués et des résultats par le doctorant. Rédaction d’un rapport de synthèse de 3 pages présentant les avancées de la thèse et les difficultés rencontrées ainsi qu’un programme pour l’année de travail qui reste avant la rédaction. L’évaluation portera sur le degré d’avancement du travail, l’aptitude et la motivation de l’étudiant pour mener son travail à terme. Le comité n’hésitera pas à discuter avec attention les questions scientifiques mais aussi les présentations écrite et orale. La qualité de la présentation orale lors du congrès des doctorants sera analysée. Le comité rédigera un rapport qui sera transmis au doctorant et à son directeur. Le comité pourra éventuellement utiliser la grille d’évaluation fournie par l’Ecole doctorale.

• 3.1.3 Troisième année de thèse

Entre le 15 mars et le 15 mai.
Le doctorant propose un premier plan de son manuscrit de thèse. Le comité de thèse s’entretient avec l’étudiant et son directeur pour décider d’une date ferme de soutenance. Si la thèse ne peut pas être soutenue avant la fin septembre, un avis indicatif sur la réinscription en 4ème année de doctorat sera proposé à l'école doctorale. Pour les doctorants de l’UMR 7154, l’avis sera joint aux dossiers de candidature à un financement d’ATER ou de CDD fin de thèse.

• 3.1.4 Quatrième année de thèse

Si le manuscrit n’est pas finalisé au début du mois de janvier, le comité de thèse fait le point avec le doctorant et le directeur de thèse et décide d’une date ultime pour la soutenance que le doctorant s’engage à respecter. Cette date est transmise à l'école doctorale.

3.2. Réunion exceptionnelle À la demande du doctorant ou de l’un des directeurs de thèse, un comité de suivi peut être organisé. Si la demande émane du doctorant, c’est le responsable du comité qui organise la réunion.
Le comité peut décider de se réunir plus fréquemment.

4. Transmission des avis du comité à l’école doctorale Les rapports seront transmis à l'école doctorale ainsi qu'une évaluation de premier ordre visant à alerter la direction de l'ecole doctorale: Excellent, TBon, Bon, A surveiller, Difficultés réelles. Le responsable du comité transmettra immédiatement son avis à la direction de l’école doctorale (avec copie au secrétariat (scol-ed@ipgp.jussieu.fr)) A terme, ce dispositif devrait être mis en ligne sur le site d'Educatix@ipgp.

5. Relations entre Conseil de l’école doctorale et Comités de suivi de thèse Une fois saisi, le conseil de l’école doctorale cherchera des solutions pour améliorer la situation. À titre d’exemple: Discussion avec le directeur de thèse et/ou du doctorant sur la base de l’avis du comité, Proposition d’un plan de formation, Changement de sujet, changement de directeur, proposition d’un arrêt de la thèse.

6. Autres comités de suivi.
Autant que possible, afin d'éviter de dupliquer inutilement les réunions, on utilisera les comités de suivi de thèse déjà existants et mis en place par des organismes financeurs (CIFRE, IFP, ADEME, CEA…). On s’assurera cependant qu’une réunion annuelle est organisée. La copie des documents devra être transmise à l’école doctorale par le directeur de thèse.