Comité de suivi des thèses

Chaque doctorat est suivi par un comité de suivi de doctorat. Le directeur de thèse a la charge d’organiser les réunions annuelles du comité, entre les mois de avril-mai (composante Physique de l'Univers) et mai-juin (composante Terre Environnement) .

1. Objectif de ce dispositif
Ce dispositif renforce le suivi des doctorants de l'école doctorale. Le comité de suivi de thèse est l'occasion d'une discussion scientifique approfondie. Le comité de suivi de thèse doit donner des avis sur l’avancement et la qualité du travail du doctorant. Il doit être attentif à la motivation du doctorant et vérifier que la quantité de travail fourni permettra de réaliser dans le temps imparti une thèse de qualité.
Il s'assure que la relation directeur de thèse - doctorant permettra d'accéder au meilleur niveau scientifique.
Il doit prévenir au plus tôt l’école doctorale des difficultés rencontrées.
Le comité participe à l’élaboration du plan de formation du doctorant. (voir Formation)
Le comité concluera son compte-rendu par une liste de conseils et de recommandations au doctorant. Le compte-rendu sera transmis au doctorant.

Les directeurs de thèse sont en charge de constituer ce comité et de le réunir au moins 1 fois par an entre mars et juin. Le premier comité doit avoir lieu dans les 8 premiers mois de thèse.
Le bilan des comités de thèse est indispensable à la réinscription en doctorat et par conséquent à la poursuite des contrats doctoraux.

A nous, Directeurs de thèse, de faire de ces comités de suivi de thèse un dispositif scientifiquement pertinent et dynamique et de ne pas en faire une couche administrative supplémentaire. Nous comptons sur votre imagination et dans le partage des bonnes pratiques. Il est possible/utile d'utiliser poster et présentations orales du congrès des doctorants, des congrès nationaux ou internationaux, etc. comme base de discussion. Merci de lire aussi le point N°6 pour éviter de doubler inutilement les comités de thèses.

Conseil aux doctorants : Un travail scientifique doit toujours être replacé dans son contexte. Ainsi, il est important de toujours remettre vos travaux en perspective.

2. Composition du comité.
- Le ou les directeur(s) de thèse,
- Au moins deux enseignants chercheurs ou chercheurs (dont un HDR au moins) ayant une expérience de l’encadrement de thèses. L’un d’entre eux au moins doit être extérieur à l’équipe du doctorant. Pour des raisons financières, on préférera un chercheur ou enseignant chercheur parisien.
La composition du comité pourra s'adapter au mode de fonctionnement de l'équipe de recherche (existence d'un parrain par exemple) et à ceux de la communauté concernée (par exemple, pour la composante Physique de l'Univers, la personne 'extérieure' devra être en dehors du projet du doctorant. Une bonne configuration pour une thèse se déroulant dans un grand projet - ATLAS, Fermi, Planck, HESS, … - pourrait être le doctorant, le directeur, un chercheur d'un autre laboratoire que les deux premiers mais sur le même projet et un chercheur du laboratoire mais n'appartenant pas à l'équipe des deux premiers)
On désignera un responsable du Comité de thèse, celui-ci ne pourra pas être le directeur de thèse. Si besoin, un membre du conseil de l’école doctorale pourra participer aux réunions annuelles. Il sera de la responsabilité du directeur de thèse de trouver les membres de ce comité et d'organiser les réunions.
La liste des membres du comité de thèse est transmise à l’école doctorale (scol-ed@ipgp.fr pour la composante Terre Environnement et edstepup_pu@univ-paris-diderot.fr pour la composante Physique de l'Univers) au cours des trois premiers mois de thèse (soit le plus souvent au plus tard en janvier de la première année). Toute personne susceptible de contribuer positivement aux réflexions sur le déroulement de la thèse peut être rajoutée à cette liste en tant que 'membre invité' pour une ou plusieurs des réunions du comité.

3. Organisation et Calendrier.
Lors de chaque réunion, des entretiens individuels avec le doctorant et le directeur de thèse seront organisés avec au moins un membre du comité. Le comité de thèse en tiendra compte lors de la transmission de ses conseils au doctorant et au directeur de thèse. Les compte-rendus des comités de thèse sont indispensables à la réinscription.
3.1. Réunions annuelles ou bi-annuelles

• 3.1.1 Première année de thèse (6 mois de thèse)
  

Entre fin mars et mai.

La discussion portera notamment sur la définition du sujet telle qu’elle est comprise par le doctorant, sur la compréhension et la maîtrise des méthodes (d’analyse ou numériques).
Le comité rédigera un rapport succinct qui sera transmis au doctorant et au directeur de thèse.
Le comité prendra soin de détailler les conseils qu'il souhaite donner au doctorant. Il pourra suggérer au doctorant les formations scientifiques ou généralistes qu'il pourrait/devrait suivre.
Le comité décidera de la date de la prochaine réunion (septembre ou mars de l'année suivante) en fonction de l'état d'avancement constaté lors de la réunion.

• 3.1.2 Deuxième année de thèse : 1 à 2 réunions (12 mois ou 18 mois de thèse)
  

Septembre-octobre et/ou mars-avril. Présentation orale des travaux effectués et des résultats par le doctorant. Rédaction d’un rapport de synthèse de 3 pages présentant les avancées de la thèse et les difficultés rencontrées ainsi qu’un programme pour l’année de travail qui reste avant la rédaction. La discussion portera sur le degré d’avancement du travail, l’aptitude et la motivation de l’étudiant pour mener son travail à terme. Le comité n’hésitera pas à discuter avec attention des questions scientifiques mais aussi des présentations écrite et orale. La qualité de la présentation orale lors du congrès des doctorants sera analysée.
Le comité rédigera un rapport qui sera transmis au doctorant et à son directeur. Le comité prendra soin de détailler les conseils qu'il souhaite donner au doctorant.

• 3.1.3 Troisième année de thèse

Entre le 15 mars et le 15 mai.
Le doctorant propose un premier plan de son manuscrit de thèse. Le comité de thèse s’entretient avec l’étudiant et son directeur pour décider d’une date ferme de soutenance. Si la thèse ne peut pas être soutenue avant la fin septembre, un avis indicatif sur la réinscription en 4ème année de doctorat sera proposé à l'école doctorale. Pour les doctorants de l’UMR 7154, l’avis sera joint aux dossiers de candidature à un financement d’ATER ou de CDD fin de thèse.

• 3.1.4 Quatrième année de thèse

La nécessité de l'inscription en quatrième année est une situation qui doit rester exceptionnelle. Elle devra, en toutes hypothèses, passer par une discussion entre le comité de thèse et le directeur du programme concerné, directeur qui prendra la décision d'accorder ou non l'autorisation d'inscription.

3.2. Réunion exceptionnelle À la demande du doctorant ou de l’un des directeurs de thèse, un comité de suivi peut être organisé. Si la demande émane du doctorant, c’est le responsable du comité qui organise la réunion.
Le comité peut décider de se réunir plus fréquemment.

4. Transmission des avis du comité à l’école doctorale Les rapports seront transmis à l'école doctorale ainsi qu'une évaluation de premier ordre visant à alerter la direction de l'école doctorale : Tout va bien, A surveiller, Difficultés réelles. Le responsable du comité transmettra immédiatement son avis à la direction de l’école doctorale (meynadier@ipgp.fr ou Yannick.Giraud-Heraud@apc.univ-paris-diderot.fr ; avec en copie la personne en charge au secrétariat de l'ED des comités de thèse : Irène Rasoarinoro pour la composante Terre-Environnement : irene@ipgp.fr; Joëlle Taieb pour la composante Physique de l'Univers, edstepup_pu@univ-paris-diderot.fr ).

5. Relations entre Conseil de l’école doctorale et Comités de suivi de thèse Une fois saisi,le conseil de l’école doctorale cherchera des solutions pour améliorer la situation. À titre d’exemple: Discussion avec le directeur de thèse et/ou du doctorant sur la base de l’avis du comité, proposition d’un plan de formation, changement de sujet, changement de directeur, proposition d’un arrêt de la thèse.

6. Autres comités de suivi.
Autant que possible, afin d'éviter de dupliquer inutilement les réunions, on utilisera les comités de suivi de thèse déjà existants et mis en place par des organismes financeurs (CIFRE, IFP, ADEME, CEA…). On s’assurera cependant qu’une réunion annuelle est organisée. La copie des documents devra être transmise à l’école doctorale par le directeur de thèse.