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Chaque doctorant est suivi par un comité individuel de suivi de doctorat. Le directeur de thèse est chargé de réunir au moins 1 fois par an au plus tard en juin, le premier comité devant avoir lieu dans les 8 premiers mois de la thèse.
Le compte-rendu du comité de thèse est indispensable à la réinscription annuelle en doctorat (juillet à septembre) et par conséquent à la poursuite des contrats doctoraux.

Transmission des avis du comité à l’école doctorale
Le responsable du comité transmettra le compte-rendu au doctorant, au directeur de thèse, à la direction de l’école doctorale et à la personne en charge au secrétariat de l'ED des comités de suivi de thèse. Ce compte-rendu doit comporter plusieurs sections reflétant les divers objectifs du comité de thèse. Merci d'utiliser ce formulaire ( format pdf/ format doc) et de l'envoyer rempli à edstepup-te@ipgp.fr pour la composante Terre-Environnement et à edstepup_pu@univ-paris-diderot.fr pour la composante Physique de l'Univers.

1. Objectif du dispositif
Ce dispositif renforce le suivi des doctorants de l'école doctorale. Il est obligatoire.

• La réunion annuelle du comité de suivi de thèse est l'occasion d'une discussion scientifique approfondie. Le comité doit donner des avis sur l’avancement et la qualité du travail du doctorant.
  
• Le comité doit être attentif à la motivation du doctorant et vérifier que la quantité de travail fourni permettra de réaliser dans le temps imparti une thèse de qualité.
  
• Il s'assure que la relation directeur de thèse - doctorant permettra d'accéder au meilleur niveau scientifique. Il veille notamment à prévenir toute forme de discrimination ou de harcèlement.
  
• Il participe à l’élaboration du plan de formation du doctorant (voir Formation).
  
• Il s'assure que les conditions matérielles et administratives sont réunies pour l'ensemble de l'année. (inscription, sécurité sociale, mutuelle, salaire ou bourse, carte de séjour, financement de la recherche...).
• Il donne un avis indicatif un avis indicatif sur la réinscription en doctorat l'année suivante.

Le comité conclura son compte-rendu par une liste de conseils et de recommandations au doctorant, au directeur de thèse et à l'école doctorale. Il doit prévenir au plus tôt l’école doctorale des difficultés rencontrées

A nous, Directeurs de thèse, de faire de ces comités de suivi de thèse un dispositif scientifiquement pertinent et dynamique et de ne pas en faire une couche administrative supplémentaire. Nous comptons sur votre imagination et dans le partage des bonnes pratiques. Il est possible/utile d'utiliser poster et présentations orales du congrès des doctorants, des congrès nationaux ou internationaux, etc. comme base de discussion. Merci de lire aussi le point N°5 pour éviter de doubler inutilement les comités de thèses.
Conseil aux doctorants : Un travail scientifique doit toujours être replacé dans son contexte. Ainsi, il est important de toujours remettre vos travaux en perspective. En outre, ce comité est là pour suivre votre doctorat, il donc est important que vous évoquiez lors des réunions aussi vos difficultés scientifiques, matérielles ou relationnelles.

2. Composition du comité.
Au moins deux enseignants-chercheurs ou chercheurs (dont un HDR au moins) ayant une expérience de l’encadrement de thèses. L’un d’entre eux au moins doit être extérieur à l’équipe du doctorant. Pour des raisons financières, on préférera un chercheur ou enseignant chercheur parisien.
Le directeur de thèse propose une liste de membres du comité à l'école doctorale en s'assurant qu'il pourra accepter leurs conseils et qu'ils pourront contribuer positivement à la thèse.
Le responsable du Comité de Suivi sera désigné par l'ED sur avis du directeur de thèse.
Toute personne susceptible de contribuer positivement aux réflexions sur le déroulement de la thèse peut être rajoutée à cette liste en tant que 'membres invité' pour une ou plusieurs des réunions du comité. Si besoin, un membre du conseil de l’école doctorale pourra participer aux réunions.
- Le ou les directeur(s) de thèse ou co-encadrants ne sont pas membres du comité de thèse; ils peuvent cependant participer à une partie de chaque réunion.

La composition du comité pourra s'adapter au mode de fonctionnement de l'équipe de recherche (existence d'un parrain par exemple) et à ceux de la communauté concernée (par exemple, pour le programme Physique de l'Univers, la personne 'extérieure' devra être en dehors du projet du doctorant. Une bonne configuration pour une thèse se déroulant dans un grand projet - ATLAS, Fermi, Planck, HESS, … - pourrait être le doctorant, le directeur, un chercheur d'un autre laboratoire que les deux premiers mais sur le même projet et un chercheur du laboratoire mais pas dans l'équipe des deux premiers).

La liste des membres du comité de thèse est transmise à l’école doctorale au cours des trois premiers mois de thèse.

3. Organisation et Calendrier.
Lors de chaque réunion, des entretiens individuels avec le doctorant et le directeur de thèse seront organisés avec au moins un membre du comité. Le comité de thèse en tiendra compte lors de la transmission de ses conseils au doctorant et au directeur de thèse.
3.1. Réunions annuelles ou bi-annuelles

• 3.1.1 Première année de thèse (8 mois de thèse)
  

Entre fin mars et mai.

La discussion portera notamment sur la définition du sujet telle qu’elle est comprise par le doctorant, sur la compréhension et la maîtrise des méthodes (d’analyse ou numériques).
Le comité rédigera un rapport et prendra soin de détailler les conseils qu'il souhaite donner au doctorant. Il discutera avec le doctorant des formations scientifiques ou généralistes qu'il pourrait/devrait suivre.
Le comité décidera de la date de la prochaine réunion (septembre ou mars de l'année suivante) en fonction de l'état d'avancement constaté lors de la réunion.

• 3.1.2 Deuxième année de thèse : 1 à 2 réunions (12 mois ou 18 mois de thèse)
  

Septembre-octobre et/ou mars-avril. Présentation orale des travaux effectués et des résultats par le doctorant. Rédaction d’un rapport de synthèse de 3 pages présentant les avancées de la thèse et les difficultés rencontrées ainsi qu’un programme pour l’année de travail qui reste avant la rédaction. Le comité de suivi peut choisir de demander au doctorant de saisir cette occasion pour faire l'état de l'art de son sujet et de rédiger donc un document plus conséquent (50 pages). La discussion portera sur le degré d’avancement du travail, l’aptitude et la motivation de l’étudiant pour mener son travail à terme. Le comité n’hésitera pas à discuter avec attention des questions scientifiques mais aussi des présentations écrite et orale. Pour les doctorants de la composante "Terre-Environnement", la qualité de la présentation orale lors du congrès des doctorants sera analysée.
Le comité rédigera un rapport et prendra soin de détailler les conseils qu'il souhaite donner au doctorant.

• 3.1.3 Troisième année de thèse

Entre janvier et le 15 mai.
Le doctorant propose un plan de son manuscrit de thèse. Le comité de thèse s’entretient avec l’étudiant et son directeur pour décider d’une date ferme de soutenance. Si la thèse ne peut pas être soutenue avant la fin novembre, un avis indicatif sur la réinscription en 4ème année de doctorat sera proposé à l'école doctorale. Pour les doctorants de l’UMR 7154, l’avis sera joint aux dossiers de candidature à un financement d’ATER ou de CDD fin de thèse.

• 3.1.4 Quatrième année de thèse

La nécessité de l'inscription en quatrième année est une situation qui doit rester exceptionnelle. Elle devra, en toutes hypothèses, passer par une discussion entre le comité de thèse et le directeur de la composante concernée, directeur qui prendra la décision d'accorder ou non l'autorisation de ré-inscription.

• 3.1.5 Cinquième année de thèse

Une réunion du comité de thèse est indispensable au plus tard entre 1 et 15septembre. La nécessité de l'inscription en cinquième année est rarissime (maladie). Elle devra passer par une discussion entre le comité de thèse et le directeur de la composante concernée, directeur qui prendra la décision d'accorder ou non l'autorisation de ré-inscription.

3.2. Réunion exceptionnelle À la demande du doctorant, de l’un des directeurs de thèse, de l'UMR ou de l'Ecole doctorale, une réunion du comité de suivi peut être organisée. Si la demande émane du doctorant, c’est le responsable du comité qui organise la réunion. Les directions de l'UMR et/ou de la composante de l'ED concernées pourront être associées
Le comité peut décider de se réunir plus fréquemment.

4. Relations entre Conseil de l’école doctorale et Comités de suivi de thèse Une fois saisi,le conseil de l’école doctorale cherchera des solutions pour améliorer la situation. À titre d’exemple : Discussion avec le directeur de thèse et/ou du doctorant sur la base de l’avis du comité, proposition d’un plan de formation, changement de sujet, changement de directeur, proposition d’un arrêt de la thèse.

5. Autres comités de suivi et co-tutelle de thèse Autant que possible, afin d'éviter de dupliquer inutilement les réunions, on utilisera les comités de suivi de thèse déjà existants et mis en place par des organismes financeurs (CIFRE, IFP, ADEME, CEA…) ou l'université partenaire. On s’assurera cependant qu’une réunion annuelle est organisée. La copie des documents sera transmise à l’école doctorale par le directeur de thèse.

Rappel de l'arrêté du 25 mai 2016 (consolidée au 7 septembre 2016) fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat : Article 13

Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.
Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de l'école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.
Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.
Les modalités de composition, d'organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l'école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.
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